Rachunek, faktura czy kasa fiskalna? Dokumenty w działalności nierejestrowanej

W działalności nierejestrowanej nie musisz dokumentować każdej sprzedaży fakturą. Obowiązki zależą od tego, czego zażąda klient, co sprzedajesz i jaki masz obrót.

Rachunek — na żądanie kupującego

Gdy klient poprosi o rachunek, musisz go wystawić. Rachunek zawiera co najmniej:

• numer kolejny,
• datę wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• nazwę usługi,
• kwotę do zapłaty.

Faktura — także na żądanie

Faktury nie wystawiasz z własnej inicjatywy. Musisz ją wystawić, gdy klient zażąda jej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi albo zapłata całości lub części ceny.

W działalności nierejestrowanej możesz korzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli spełniasz jego warunki. Zwolnienie przysługuje, gdy sprzedaż w poprzednim roku nie przekroczyła 240 tys. zł, ale nie obejmuje wszystkich towarów i usług. Wyłączone są m.in. usługi prawnicze i doradcze oraz sprzedaż przez internet niektórych towarów, np. kosmetyków, komputerów czy urządzeń elektrycznych. Przed rozpoczęciem takiej sprzedaży sprawdź warunki w urzędzie skarbowym.

Kiedy potrzebna jest kasa fiskalna?

Z obowiązku kasy zwalnia obrót z osobami prywatnymi i rolnikami ryczałtowymi do 20 tys. zł w poprzednim roku podatkowym. Przy krótszym okresie działalności próg liczysz proporcjonalnie. Kasa jest jednak obowiązkowa od pierwszej sprzedaży niektórych usług i towarów — np. usług fryzjerskich, kosmetycznych czy naprawy pojazdów.

Dokumenty, które warto mieć

Nie są obowiązkowe, ale porządkują współpracę z klientem:

• Pokwitowanie odbioru gotówki — potwierdza, ile i kiedy klient zapłacił.
• Potwierdzenie zamówienia — zapisuje uzgodniony zakres, cenę i termin.
• Informacja o płatności — przypomina o kwocie i terminie zapłaty.

Takie dokumenty nie zastępują rachunku ani faktury, gdy klient ich zażąda.

Sprzedaż przez internet

Sprzedając konsumentom na odległość, przestrzegasz praw konsumenta — m.in. prawa do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni.

Jak to zrobić w Soblogic Start?

Soblogic Start przygotowuje dokumenty PDF: faktury w obsługiwanym zakresie (m.in. krajową sprzedaż konsumentom przy zwolnieniu z VAT), pokwitowanie odbioru gotówki, potwierdzenie zamówienia i informację o płatności. Po podaniu danych własnej skrzynki pocztowej wyślesz dokument klientowi e-mailem. Przed wystawieniem sprawdź podgląd dokumentu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową. Stan informacji: 24 października 2026 r.