Power Query w praktyce: jak połączyć dane z wielu plików?

Power Query pozwala zapisać kolejne czynności związane z przygotowaniem danych: import, wybór kolumn, porządkowanie i łączenie tabel. Przy następnym zestawie plików uruchamiasz te same kroki ponownie. Poniższy przykład dotyczy Excela w systemie Windows; nazwy poleceń i dostępność źródeł mogą różnić się między wersjami i platformami.

Przygotuj dwa pliki o zgodnej strukturze

Utwórz osobny folder wejściowy. W dwóch skoroszytach przygotuj tabelę o tej samej nazwie, z kolumnami Data, Zespół i Liczba operacji. W każdym wpisz po dwa fikcyjne rekordy. Nie umieszczaj w tym folderze pliku z wynikowym raportem.

Przyjmij, że pierwszy plik zawiera wartości 10 i 15, a drugi 20 i 5. Oczekiwany wynik po połączeniu to cztery rekordy oraz suma 50. Te liczby służą wyłącznie do sprawdzenia instrukcji.

Połącz pliki z folderu

1. W nowym skoroszycie przejdź do Dane → Pobierz dane → Z pliku → Z folderu i wskaż przygotowany folder.
2. Wybierz przekształcenie danych. Sprawdź listę plików i odfiltruj niepotrzebne rozszerzenia, pliki tymczasowe oraz inne katalogi.
3. Użyj polecenia łączenia plików przy kolumnie Content. W oknie pliku przykładowego wybierz tabelę, która występuje we wszystkich skoroszytach.
4. Sprawdź podgląd wyniku i ustaw typy: Data jako data, Zespół jako tekst, Liczba operacji jako liczba całkowita.
5. Wybierz Zamknij i załaduj. Porównaj wynik z kontrolą: cztery rekordy i suma 50.

Microsoft zaleca zgodny format i strukturę łączonych plików. Proces wykorzystuje plik przykładowy, więc nie należy zakładać, że obsłuży dowolny arkusz bez przygotowania.

Sprawdź powtarzalność na trzecim pliku

Zapisz w folderze kolejny skoroszyt o identycznym układzie. Dodaj dwa rekordy z wartościami 7 i 3. Odśwież zapytanie w Excelu i sprawdź, czy masz sześć rekordów oraz sumę 60. Taki test potwierdza, że nowy plik został uwzględniony bez ręcznego kopiowania jego wierszy.

Samo zapisanie pliku w folderze nie oznacza, że otwarty raport natychmiast pokaże zmianę. W tym przykładzie kolejne przetworzenie uruchamiasz przez odświeżenie. Automatyczny harmonogram wymaga osobnej konfiguracji odpowiedniej dla używanego środowiska.

Najczęstsze problemy i ich przyczyny

• Brakuje danych: sprawdź filtry listy plików, wybraną tabelę oraz etap, na którym liczba rekordów się zmniejsza.
• Występują błędy: sprawdź zmianę nazw tabel lub kolumn i wartości niepasujące do ustawionego typu.
• Znikają zera z identyfikatorów: traktuj kody jako tekst, jeżeli zera są częścią identyfikatora.
• Wynik podwaja się: sprawdź, czy folder nie zawiera kopii plików albo raportu wynikowego. Usunięcie duplikatów musi wynikać z reguł procesu.

Zostaw informację o pliku źródłowym, dopóki nie zakończysz kontroli. Ułatwia to znalezienie źródła niepoprawnego wiersza. Opisz również, kto dostarcza pliki i jak sygnalizuje późniejsze korekty.

Kiedy to rozwiązanie wymaga dodatkowej pracy?

Jeśli każdy plik ma inny układ, najpierw potrzebujesz ujednolicenia danych lub osobnego sposobu przekształcania dla poszczególnych źródeł. Komentarze pod tabelą, scalone nagłówki i ręcznie dopisywane podsumowania też mogą wymagać dodatkowych reguł.

Power Query odtwarza zdefiniowane kroki. Nie rozstrzygnie samodzielnie, czy brakująca liczba oznacza zero, błąd czy jeszcze niedostarczony wynik. Te decyzje warto ustalić przed budowaniem raportu.